Gestió documental i arxiu

La transferència és el procés de trasllat físic de la documentació en paper d'un dipòsit o arxiu (oficina - administratiu - històric) a un altre o d'un repositori a un altre, com per exemple, en cas de la documentació electrònica. Aquest procés també comporta un traspàs legal de la custòdia dels expedients i dels documents dels diferents serveis i unitats acadèmiques i administratives al Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre de la UVic-UCC. La transferència es realitza a través d'un procediment establert, d'acord amb les regles de conservació i d'eliminació corresponents per a cada sèrie documental i al calendari de conservació i eliminació de documents. 

El procés de transferència es duu a terme d'acord amb el cicle de vida dels documents, a la seva fase activa, semiactiva i inactiva. Les fases del cicle de vida en un entorn administratiu són les següents:

1. Fase activa: documents i expedients de producció recent. Corresponen a procediments en tràmit i tenen un nivell alt de consulta.
2. Fase semiactiva: documents i expedients de procediments finalitzats. Tenen un nivell mitjà de consulta i serveixen d'antecedent. 
3. Fase inactiva o històrica: documents i expedients de procediments finalitzats. Baix nivell de consulta. Serveixen com a informació de suport i d'antecedents en els processos administratius i a la recerca. 

Durant el cicle de vida els documents poden tenir un valor primari, és a dir, un valor inherent pel qual va ser creat el document. Sent evidència de la gestió d'una activitat administrativa o d'una funció. És el valor administratiu, legal, jurídic, fiscal, testimoni, comunicatiu, probatori, entre altres. Posteriorment, els documents passen a tenir un valor secundari, és a dir, un valor pel qual el document no va ser creat. És el potencial valor d'informació, també anomenat valor informatiu, històric o cultural. 

Quan els procediments administratius han finalitzat o els expedients s'han tancat, i per tant el nivell de consulta passa a ser infreqüent o esporàdic, s'aconsella transferir la documentació a l'arxiu històric. 

Procediment de transferència

1. Assessorament en el procés i tràmit de transferència
2. Desarxivament i preparació de la documentació
3. Sol·licitud de transferència
4. Autorització de la transferència
5. Trasllat de les caixes al Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre
6. Revisió de la documentació transferida 
7. Instal·lació al dipòsit 
8. Alta de les capses al Gestor de Dipòsits del GDC i descripció de la documentació
9. Reobertura d'expedients

Instruments del procés de transferència 

• Calendari de transferència: és l'instrument que recopila les regles de transferència de la documentació i estableix els terminis de transferència dels documents en les seves successives fases del cicle de vida. 
• Registre de transferències: aquest registre deixa constància de les transferències documentals fetes al Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre.
• Formulari de sol·licitud de transferència: document on se sol·licita la transferència de documentació i que conté els següents camps informatius: codi de classificació, breu descripció, any de la documentació transferida, organisme productor, volum i suport de la documentació, data d'ingrés i topogràfic. 

D'acord amb la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública i buen gobierno, i Llei 19/2014, de 29 de desembre, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, les persones tenen el dret d'accedir a la informació pública, a què fa referència l'article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment construïda. El dret d'accés a la informació pública inclou qualsevol forma o suport en què aquesta informació pública inclou qualsevol forma o suport en què aquesta informació hagi estat elaborada o en què es conservi.  

El Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre es fa càrrec de la custòdia i conservació de tota la documentació transferida pels serveis i unitats administratives de la Universitat. La documentació resta a disposició dels usuaris per a la seva consulta i préstec en els termes establerts per les lleis i el servei. Segons la tipologia d'usuari distingim entre préstec o consulta intern, per a les consultes fetes pel personal administratiu adscrit a la UVic-UCC i préstec o consulta externa, per a les consultes fetes per persones que no formen part de la UVic-UCC.

Es limita la consulta i el préstec de la següent documentació:

1. Documentació afectada per la legislació vigent en matèria d'accés (Ley 16,1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. BOE núm. 155, de 29/06/1985. Artículo 57).
2. Documentació en mal estat de conservació (Ley 16,1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. BOE núm. 155, de 29/06/1985. Artículo 62).
3. Documentació afectada pels límits al dret d'accés a la informació pública (Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació i bon govern. DOGC núm. 6780, de 31/12/2014. Article 21).

Procediment de préstec i consulta intern

1. Sol·licitud de préstec i/o consulta a través del "Campus virtual - URespon - Formulari Consulta d'expedients a l'arxiu".
2. Autorització de la transferència
3. Retorn de la documentació a l'arxiu, mantenint les mateixes característiques d'ordenació, d'integritat i de conservació en les quals hagin estat lliurades a la unitat sol·licitant.

*Els préstecs sempre s'han de fer a partir d'expedients sencers.

Procediment de consulta externa

1. Sol·licitud de consulta externa a través de la seu electrònica.
2. Autorització de la transferència.
3. Consulta presencial de la documentació a les instal·lacions del Servei de Gestió Documental i Registre.

*Els préstecs sempre s'han de fer a partir d'expedients sencers.

Instruments del procés de préstec i consulta

• Quadre d'accés i seguretat: instrument que recopila els permisos d'accés  la documentació establint nivells d'accessos / restriccions, grups d'usuaris i perfils, i les accions permeses sobre la documentació per a cada perfil. 
• Registre de préstecs i consultes: aquest registre deixa constància de les transferències documentals fetes al Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre.
• Formulari de sol·licitud de consulta externa: document on se sol·licita la consulta de documentació de l'arxiu. Aquest formulari conté les dades identificatives del sol·licitant, les dades de la documentació que vol consultar, declaració de compromís de bon ús dels documents.

Normes de consulta

1. Consultar la documentació amb la màxima cura possible.
2.  Utilitzar guants de cotó per consultar la documentació amb suport sensible. 
3. Es prega no alterar l'ordre de la documentació dins de l'expedient o la caixa. 
4. No es permet en cap cas posar cap senyal, marca o numeració sobre els documents. S'evitarà doblegar-los o secundar-se sobre ells, així com qualsevol manipulació que pugui danyar o tacar els documents. 
5. Objectes no permesos: aliment i begudes, objectes tallants i punxants que puguin danyar els documents, càmeres fotogràfiques i videocàmeres.  
6. L'usuari serà responsable del deteriorament, pèrdua o mutilació dels documents sol·licitats. L'usuari ha de notificar qualsevol mena d'anomalia en la integritat i conservació dels documents consultats. 

Política de reproducció de documents